Gestion des proformas

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Situation 

Une entreprise spécialisée dans le commerce international avait des difficultés à gérer les nombreux proformas qu'elle recevait de ses fournisseurs. 

Dans son milieu, les processus d'achats peuvent s'étaler sur plusieurs mois car les cargaisons sont transportées en bateau, ce qui peut rendre difficile la gestion et la suivi des paiements proformas avec la balance fournisseur.  

De plus, il peut y avoir plusieurs réceptions et donc plusieurs factures d'achats pour un même ordre d'achat (PO). Il faut alors savoir quel montant du proforma a déjà été payé au fournisseur et quel montant sera à déduire des factures émises par ce fournisseur.


Solution

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Pour aider cette entreprise, nous avons mis en place un système de gestion des paiements proformas à partir des ordres d'achats, intégré au système de paiement Odoo. 

Ce système permet de créer des paiements proformas liés aux ordres d'achats, de les inscrire dans un compte d'acompte et de les suivre jusqu'à la réception et confirmation des factures d'achats.

​ Lorsque les réceptions sont validées dans le système et que la facture d'achat est générée, un pop-up s'ouvre et permet à l'utilisateur de voir les montants des proformas disponibles pour les POs liés à cette facture et ensuite, d'indiquer manuellement le montant qui sera à réconcilier avec la facture. 

Cette solution permet d'éviter les erreurs de paiement et de garantir que tous les paiements proformas soient correctement pris en compte dans le processus d'achat.

Résultats

Avec cette solution mise en place, l'entreprise peut maintenant gérer efficacement et sans crainte, les paiements proformas depuis les ordres d'achats jusqu'à la confirmation des factures d'achats.

Les équipes ont gagné en efficacité et peuvent maintenant se concentrer sur d'autres tâches importantes.

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